AI・デジタル公開：2026-09-11最終更新：2026-09-11約9分で読めます

「AIの使い方がわからない」で止まっている大学職員・公務員へ｜最初の一歩は，聞き方を3つ覚えるだけ

生成AIを使わない理由の2位は「使い方がわからない」（38.8%・総務省2026年白書）。周りが使い始めて焦っている大学職員・教員・公務員の方へ，同じ職場で働く筆者が「最初の15分」だけを具体的に書きました。無料のAIを1つ選び，自分の立場を先に伝えて，メールの下書き・通知文の要約・お金の段取りの3つを頼む。それだけで，文書の多い職場の毎日が変わり始めます。

📱この記事のポイント

1生成AIを使わない理由は「必要ない」42.4%に次いで「使い方がわからない」38.8%（総務省・令和8年版情報通信白書）。分からないのはあなただけではなく，日本ではごく普通の状態
2最初の一歩は「自分の立場を先に伝える」こと。「私は国立大学法人の事務職員です」の一文を足すだけで，答えの精度が変わる
3最初に頼むのは3つで十分：①同僚・学生あてメールの下書き ②長い通知文の要約と「自分に関係ある部分」の抜き出し ③iDeCo変更届のような手続きの段取り表

先に結論：「使い方がわからない」は，日本ではごく普通のことです

「周りが生成AIを使い始めた。自分も何かしないといけない気がするけれど，何をどう打ち込めばいいのか分からない」——大学の職員室や公務員の職場で，こういう声を本当によく聞きます。若い同僚がさらっと使っているのを見て，今さら聞けない，という空気もあります。

まず数字を見てください。総務省の令和8年版情報通信白書によると，日本で生成AIを使ったことがある人は58.8%（前年26.7%）まで増えました。一方で，使っていない人がその理由に挙げたのは，1位「自分の生活や業務に必要ない」42.4%，2位「使い方がわからない」38.8%です。10人に4人が同じところで止まっているということです。あなたが取り残されているのではなく，まだ誰も「最初の一歩」を教えていないだけです。

結論から言います。最初の一歩は，難しい機能を覚えることではありません。「自分の立場を先に伝える」という聞き方を1つと，頼みごとを3つ覚えるだけです。この記事では，同じ国立大学で働く筆者が，実際に職場で使っている「最初の15分」だけを書きます。

なぜ大学職員・公務員の暮らしが，いちばん変わるのか

白書のデータを別の角度から見ると，面白いことが分かります。使わない理由の1位は「必要ない」ですが，大学や役所の仕事は，文書を読む・書く・要約する・手順を確認することの連続です。規程，通知，稟議書，学生や住民への案内文，会議の議事メモ。生成AIがいちばん得意なのは，まさにこの「文章まわりの仕事」です。

つまり，「使い方さえ分かれば，暮らしがいちばん変わるのは，文書の多い職場で働くあなたたち」なのです。しかも，仕事で覚えた聞き方は，そのまま家計や手続きにも使えます。公務員・国立大学法人の教職員には，iDeCoの2027年改正や定年延長のように，自分で調べて手続きしないと損をする「期限つきのお金の話」がこれから続きます。AIに段取りを整理させる力は，仕事と家計の両方で効いてきます。

始める前に守ること2つ（ここだけは先に）

使い方の前に，職場で働く人だからこそ先に押さえておきたいことが2つあります。

職場のルールを確認する——多くの大学・自治体は，生成AIの利用について独自のガイドラインを定めています。「業務で使ってよいか」「どのサービスなら使ってよいか」を，情報担当部署のページや通知で一度確認してください。禁止されていなければ，ここから先はすべて実行できます
入れてはいけない情報を決めておく——学生・住民・患者の氏名や個人情報，未公表の研究データ，採点や人事に関する内容は入れません。「自分の言葉で書いた下書き」や「公開されている通知文」の範囲で使えば，最初の一歩として十分です

→ AIに入れてはいけない情報｜個人情報・医療・お金の話

どれを使えばいい？——無料のものを1つだけ

ChatGPT，Gemini，Claude。名前だけ聞いて尻込みしてしまう理由の1つが，「どれを選べばいいか分からない」です。答えは簡単で，無料で使えるものを1つ選べば十分です。最初の一歩に有料版は要りません。3つとも，ブラウザを開いてログインし，画面の下にある入力欄に日本語で話しかけるだけです。LINEでメッセージを送るのと同じ操作です。

迷うなら，勤め先がMicrosoft 365を使っていればCopilot，Googleのメールを使っていればGemini，特に決まりがなければChatGPTかClaude，で構いません。使い比べは，慣れてからで十分です。

→ 結局どのAIを使えばいいの？｜不安な人のための診断チャート

最初の一歩：「私は○○です」から始める

ここがこの記事でいちばん伝えたいことです。生成AIの答えがピンと来ない最大の原因は，AIがあなたの立場を知らないことです。何も伝えずに「iDeCoの上限を教えて」と聞けば，会社員向けの数字（月6.2万円）で答えが返ってきます。共済組合員のあなたには当てはまりません。

だから，最初の一文はいつもこれです。

「私は国立大学法人の事務職員です。専門用語は使わず，平易な日本語で答えてください。」

「国立大学法人の教員」「市役所の職員」「公立学校の教員」など，自分に合わせて書き換えてください。この一文があるだけで，返ってくる答えの前提が変わります。慣れてきたら「50代」「異動して1か月」「経理は初めて」のように，状況を1つ足すとさらに合ってきます。

今日頼んでみる3つのこと（コピペで使えます）

立場を伝えたら，次の3つを順番に頼んでみてください。どれも結果が目に見えて，失敗しても困らないものを選んでいます。

① 同僚・学生あてのメールを下書きさせる

「私は国立大学法人の事務職員です。学部の教員あてに，来週の会議資料を金曜17時までに提出してほしいという依頼メールを書いてください。丁寧だが簡潔に，件名も含めて。」

返ってきた文章を，そのまま送る必要はありません。7割できた下書きを，自分の言葉で直すのが正しい使い方です。ゼロから書く時間が，直す時間に変わります。

② 長い通知文を要約させて「自分に関係ある部分」だけ抜き出す

「次の通知文を3行で要約してください。そのうえで，私（国立大学法人の教員）がやらなければならないこと・期限・提出先だけを箇条書きにしてください。」（続けて通知文を貼り付ける）

大学や役所の通知は，読む人全員に向けて書かれているので長くなりがちです。「自分は何をすればいいか」だけを取り出すと，読む時間が大きく減ります。公開されている通知や，自分あてに来た事務連絡の範囲で試してください。

③ お金の手続きの段取り表を作らせる

「私は国立大学法人の職員で，文部科学省共済組合の組合員です。iDeCoの掛金を2027年1月分から増やしたい。いつまでに，誰に，何を出せばよいか，段取りを表にしてください。」

これは仕事ではなく，あなた自身の家計の話です。共済組合員のiDeCo上限は2027年1月分から月5.4万円前後に広がりますが，変更届を出さないと増えません。AIに段取りを整理させ，最後の数字と手続きは共済窓口と金融機関で確認する。この使い方が身につくと，定年延長・退職金・副業の話が来たときも，同じ手順で動けます。

→ 国立大学職員・公務員のiDeCoは2027年1月から月5.4万円へ｜10〜11月中に済ませたい手続き

図｜最初の15分の流れ

0〜3分：職場のガイドラインを確認し，無料のAIを1つ開く

3〜5分：「私は○○です。平易な日本語で」と立場を伝える

5〜12分：メール下書き→通知文の要約→手続きの段取り表，の順に1つずつ頼む

12〜15分：返ってきた文章を自分の言葉で直す。数字と期限は公式案内で確かめる

筆者が職場でどう使っているか

筆者は国立大学で研究と教育をしている教員です。研究室の運営には，研究以外の文書仕事が想像以上にあります。学会の案内文，共同研究先へのメール，研究室の紹介ページ，申請書の形式チェック。数年前までは全部ゼロから書いていましたが，今は下書きと要約をAIに任せ，判断と最後の一文だけ自分で書く形に変わりました。

大げさな話ではなく，最初にやったのは「メールの下書き」でした。それが気に入って，通知文の要約，会議メモの整理と広がっていきました。最初の一歩は，小さいほど続きます。研究室でどう変わったかは，別の記事に詳しく書いています。

→ Claude Code・ChatGPTで研究室が変わった活用報告

よくある不安に答えます

Q. AIは間違ったことを言うと聞きました

言います。特に，制度の数字や期限は，古い情報や会社員向けの前提で答えることがあります。だから，この記事の3つの頼みごとは，「下書き」「要約」「段取り」という，人が最後に確認する前提の仕事にしています。数字と期限は，必ず公式案内で確かめてください。AIは判断する人ではなく，下ごしらえをする相棒です。